Veni, Vidi, Word 2010

Als Gestalter steht man bei der Arbeit mit Microsoft Word schnell vor Herausforderungen. Oft tut das Programm nicht so ganz, was man von ihm erwartet und schnell stößt man bei der professionellen Gestaltung an dessen Grenzen. Andererseits ist Word so verbreitet, das es seit langem als Gold-Standard der Textverarbeitung gilt. Grund genug, mich genauer mit der Software auseinander zu setzen und an einer Schulung teilzunehmen.

Meine eintägige Fortbildung fand in den Räumen der PCS Academy in Groß-Gerau statt. In kleinem Kreis und angenehmem Ambiente wurde intensiv auf grundlegende und spezielle Fragen der Funktionsweise von Word und der Erstellung von Vorlagen- und Formularen eingegangen. Die Veranstaltung ließ keine Fragen offen und ist sehr empfehlenswert. Zusammenfassend soll es an dieser Stelle einige Tipps geben, die dem ein oder anderen Leser von Nutzen sein könnten.
Zunächst kann der Umgang mit Word Schwierigkeiten bereiten, da viele Optionen nur über verschachtelte Untermenüs erreichbar sind und die Übersichtlichkeit der Benutzerführung darunter leidet. Möchte man ein Farbmanagementsystem nutzen oder druckfertige Dateien erzeugen, sucht man auch vergebens. Für Gestalter stellt sich außerdem die Frage, wie alt die Word-Version ist, mit der man arbeitet, und vor allem, ob es sich um eine PC- oder MAC-Version handelt. Die Menüarchitektur hat sich im Laufe der Jahre stark verändert und nicht jede Datei wird auf jedem System identisch dargestellt.
Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die PC-Version von Word 2010! Die Auswahlschritte sind jeweils in Kurzform beschrieben und entsprechen von der Reihenfolge diesem Schema:

Menüband

Im oberen Bereich unserer Arbeitsumgebung befindet sich das Menüband. Es gliedert sich immer feiner auf, ausgehend von den Registerkarten über Gruppen und Schaltflächen bis hin zu den einzelnen Optionen. Manche Befehle sind auch über mehrere Register und Schaltflächen erreichbar.
Um nicht die Übersicht zu verlieren, lohnt sich auch ein Blick auf die inhaltssensitiven Optionen, die direkt über die Maus per Rechtsklick erreichbar sind.
In Word 2007 wurde das Register als runde Schaltfläche (Office-Schaltfläche) im Menüband ganz links dargestellt.

Voreinstellungen

Grundsätzlich sollten wir uns die Arbeitsumgebung so sinnvoll wie möglich einrichten:
– Ab Version 2010 ist eine direkte Anpassung des Menübands möglich.
– Häufig genutzte Funktionen können wir über mit eigenen Kurzbefehlen belegen.
– Die Symbolleiste für den Schnellzugriff bietet uns außerdem die Möglichkeit, Funktionen mit nur einem Mausklick zu erreichen. Die Einstellung erfolgt über die Leiste, die direkt ober- oder unterhalb des Menübands angeordnet ist. Ist sie ausgeblendet, gelangt man über dorthin.
– In den Voreinstellungen können wir im Abschnitt die Option aktivieren, um Links nicht aus Versehen anzuklicken.
– Wir können außerdem im Abschnitt bei die Option auswählen, damit Bilder beim Einfügen frei verschiebbar sind und wir den Textfluss nicht jedes Mal ändern müssen.
– Im Abschnitt sollten wir noch die Option deaktivieren, damit Bilder nicht grundsätzlich ausgeblendet werden.

Vorlagen

Vorlagendateien dienen uns als Grundlage für neue Dateien und zur Anpassung unserer Arbeitsumgebung:
– Neue Dokumente basieren immer auf einer Vorlagendatei. Standardmäßig heißt diese »Normal.dotm« und befindet sich im Verzeichnis. Beim Erstellen einer neuen Datei, wird automatisch eine Kopie dieses Templates erzeugt.
– Speichern wir ein Worddokument (.doc/.docx/.docm) als Vorlagendatei (.dot/.dotx/.dotm), können wir diese als Basis für neue Dokumente verwenden. Die Voreinstellungen der Vorlage bleiben weitestgehend in der Kopie bestehen (Tastaturbelegungen, Seiteneinstellungen, Formatvorlagen etc.)
– Möchten wir eine neue Datei auf Basis einer Vorlage erstellen, markieren wir unter die entsprechende Vorlage, wählen die Option aus und bestätigen.
– Wählen wir stattdessen wird auch gleich der Pfad angezeigt, in dem sich unsere Templates befinden.
– Auch die Standard-Vorlage »Normal.dotm« kann geändert werden. Sollten wir unsere Änderungen einmal zurücksetzen wollen, löschen wir einfach die Datei und Word erstellt automatisch ein neues Standard-Template. Das funktioniert allerdings nur bei dieser Datei. Damit Änderungen nicht unbeabsichtigt erfolgen, folgende Option aktivieren

Dokument, Kopf- und Fußzeilen einrichten

– Um direkt in das Dialogfeld zu gelangen, klicken wir doppelt auf die Linealleiste. Davon ausgenommen ist der weiße Bereich des oberen Lineals, der uns in die Tabulatoreinstellungen führt. Alternativ wählen wir.
– Die Lineale blendet man über oder über die Schaltfläche über dem vertikalen Scrollbalken ein.
– Im Dialogfeld können wir die Seitenränder einstellen und damit auch die Höhe der Kopf- und Fußzeilen. Hier ist zu beachten, dass man zusätzlich im Abschnitt einen Abstand der Kopf- und Fußzeilen zum jeweils unteren und oberen Seitenrand einstellen kann, um den Textbereich vom Rand abzurücken.
– Der Abstand zu Seitenrand kann auch manuell über die vertikale Linealleiste verändert werden oder über die Eingabefelder, sobald die Kopf- und Fußzeilen aktiviert sind. Der untere weiße Linealabschnitt zeigt dabei die Textblockhöhe inklusive Abstand zum unteren Seitenrand an.
– Inhalte der Kopf- & Fußzeilen werden auf allen Seiten wiederholt. Für eine gesonderte Titelseite aktiviert man über Doppelklick zuerst die Kopf- & Fußzeilen und dann die Schaltfläche. Die Inhalte der ersten Seite werden dadurch ausgeblendet. Falls man dort bereits Inhalte eingefügt hatte, die auf der Titelseite erhalten bleiben sollen, muss man diese aus der Folgeseite wieder auf die Titelseite kopieren.
– Die Vorgaben der Kopf- & Fußzeilen haben direkten Einfluss auf die effektiv nutzbare Fläche des Satzspiegels, da sich die Bereiche nicht überschneiden können.

Objekte platzieren und ausrichten

– Wenn wir ein Objekt einfügen über das Register können wir es über grob innerhalb des Satzspiegels ausrichten.
– Wenn wir ein Bild einfügen, wird es standardmäßig wie ein Textzeichen in den Fließtext eingefügt »Mit Text in Zeile«. Damit wir ein Bild über den Satzspiegel hinaus verschieben können, müssen wir die Einstellung für den Textumfluss ändern, es sei denn wir haben die Voreinstellungen entsprechend geändert (s.o.).
– In Word gibt es keine Hilfslinien zum Ausrichten von Objekten. Ersatzweise können wir eine Linie erstellen, die diese Funktion übernimmt. Bei gedrückter Shift-Taste ziehen wir sie orthogonal auf. Wir wählen alle Objekte zusammen mit unserer Linie aus, indem wir beim Anklicken die Shift-Taste gedrückt halten. Über die Funktion können wir die Objekte z.B. rechts der Linie andocken, sofern sich alle Objekte auch rechts der Linie befinden. Es sollte im Ausrichten-Menü zusätzlich die Option aktiviert sein.
– Die Positionierung kann auch numerisch erfolgen über das Dialogfenster.
– Zudem kann ein Raster zur Ausrichtung genutzt werden. Raster einblenden:, Rastereinstellungen ändern:. Die Objekte können mit Hilfe der Pfeiltasten exakt am Raster ausgerichtet werden.
– Die Nutzung von Tabellen ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, um Objekte darin zu platziern und auszurichten. Unter können wir uns neue Tabellen anlegen.

Elemente verankern

– Gestaltungselemente wie Bilder, Grafiken oder Linien können im Text verankert werden. Ein verankertes Element verschiebt sich automatisch mit dem Absatz, dem es zugeordnet ist. Die Einstellung muss dafür aktiviert sein. Rutscht der Anker mit dem Absatz auf eine neue Seite, verschiebt sich auch das Objekt automatisch auf die nächste Seite und zwar immer relativ zu dessen Position.
– Klicken wir auf das Gestaltungselement und blenden die Formatierungszeichen ein , erscheint links neben den Absätzen das Ankersymbol, das uns anzeigt, mit welchem Absatz unser Objekt verknüpft ist. Den Anker können wir anfassen und vertikal verschieben, um ihn einem anderen Absatz zuzuordnen.
– Ein verankertes Objekt kann jedoch nach wie vor verschoben werden. Um Objekte komplett auf einer Stelle zu fixieren, benötigen wir die Formularfunktionen.

Fortsetzung folgt demnächst …